DIGITAL WORKPLACE การทำงานรูปแบบใหม่ ที่ทุกองค์กรไม่ควรมองข้าม Cr. Ourgreenfish
Credit : https://blog.ourgreenfish.com/digital-workplace-new-working
การทำงานในปัจจุบัน ที่มีการนำ Digital Transformation เข้ามาใช้ ทำให้เกิดการทำงานในรูปแบบใหม่ ๆ มากมาย บริษัทน้อยใหญ่ องค์กรหลาย ๆ องค์กร เริ่มนำ Digital เข้ามาใช้ในการทำงานมากขึ้น รวมไปถึง การเกิด Digital Workplace ภายในองค์กร ที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญกับการปรับตัวของพนักงานในการนำดิจิทัลเข้ามาใช้งาน เพื่อให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น และยังช่วยให้พนักงานทุกทีมทำงานร่วมกันได้ง่ายมากขึ้น
Digital Workplace คืออะไร?
Digital Workplace คือ การทำงานรูปแบบใหม่ ที่ทุกขั้นตอนในการทำงานจำเป็นต้องใช้เครื่องมือทางดิจิทัลเข้ามาใช้งาน เพื่อให้การทำงานในองค์กรสะดวกและมีประสิทธิภาพ ทุกทีม ทุกแผนกในองค์กรสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ตลอดเวลา สามารถเห็นกระบวนการทำงานของแต่ละทีมได้พร้อมทั้งแบ่งปันข้อมูลการทำงานได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น ซึ่งทำให้ประหยัดเวลาในการทำงานและมีการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ไว้แบบอัตโนมัติ
การทำ Digital Workplace สิ่งที่ต้องคำนึงหนัก ๆ นั่นก็คือการทำงานร่วมกันในองค์กรที่มากขึ้น ทุกคนจะมีดิจิทัลเป็นศูนย์กลางในการรับส่งและสื่อสารระหว่างกัน ดังนั้น การทำงานร่วมกันมากขึ้นจำเป็นต้องมีการพูดคุยที่ชัดเจนเกี่ยวกับระบบการทำงานในแต่ละฝ่าย พร้อมทั้งมีการอัปเดตการทำงานโดยใช้ดิจิทัลตลอดเวลา
ทำไมถึงต้องให้ความสำคัญกับ Digital Workplace
หลาย ๆ องค์กรอาจมองข้ามการนำ Digital Workplace เข้ามาใช้ในการทำงาน แต่หารู้ไม่ว่าการทำงานแบบ
เดิม ๆ อย่างเช่น งานเอกสาร การสั่งงานผ่านโทรศัพท์ อาจทำให้องค์กรของคุณเสียงบประมาณไปกับค่าอุปกรณ์ต่าง ๆ โดยใช่เหตุ และดิจิทัลเวิร์กเพลส ยังทำให้การทำงานของคุณสะดวกมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็สามารถทำงานได้ ซึ่งจุดนี้จะดึงดูดพนักงานที่มีความสามารถให้เข้ามาร่วมงานกับองค์กรได้ง่าย ๆ แม้ว่าองค์กรของคุณจะให้ผลตอบแทนที่น้อยกว่าองค์กรที่ต้องเข้าไปทำงานออฟฟิตเพียงอย่างเดียว เพราะพวกเขาคิดว่าคงคุ้มค่าถ้าเขาสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้ ได้เงินน้อยลงคงไม่เป็นไร
หากลองมองดูแล้ว การทำ Digital Workplace ไม่ใช่การ Disrupt ของเทคโนโลยี แต่เป็นอีกวิธีการนึงที่ช่วยพัฒนาทักษะและการใช้ชีวิตประจำวันของพนักงานในองค์กร โดยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ พนักงานของคุณ
จะได้เตรียมพร้อมรับมือกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ ที่เข้ามาในอนาคตได้โดยไม่ต้องปูพื้นฐานดิจิทัลใหม่อีกครั้ง
วิธีทำให้เกิด Digital Workplace ในองค์กร
- จัดคอร์สเทรนนิ่งภายในองค์กร พนักงานหลาย ๆ ท่านในองค์กร อาจจะใหม่กับการใช้เครื่องมือทางดิจิทัลมาก การเรียนรู้ด้วยตัวเองอาจยากเกินไปสำหรับพวกเขา ดังนั้น หากในองค์กรพอมีเวลาสักนิดนึงในการจัดคอร์สเทรนนิ่งเพื่อให้พนักงานในองค์กรได้เรียนรู้เครื่องมือไปพร้อม ๆ กัน และนำความรู้เกี่ยวกับเครื่องมือเหล่านั้นไปแก้ปัญหาในการทำงานของตัวเอง
- เครื่องมือที่ช่วยให้สะดวกในการทำงาน ซึ่งเครื่องมือเหล่านั้นต้องเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อน เช่น โปรแกรมสำหรับการวางแผนงาน จัดพื้นที่ในการประชุมโดยใช้เครื่องมือดิจิทัลได้อย่างเต็มที่ เป็นต้น
- เครื่องมือที่ช่วยลดเวลาการทำงาน หากพนักงานของคุณใช้เวลาน้อยลงในการทำงานใดงานหนึ่งให้ประสบความสำเร็จได้ จะเพิ่มศักยภาพในการทำงานของพนักงานได้ อย่างเช่น มีระบบ Email Automation โปรแกรมตรวจสอบคำผิด เป็นต้น ซึ่งเครื่องมือดังกล่าว ช่วยสามารถลดเวลาในการทำงานของพนักงานลงได้
- นำ AI เข้ามาใช้งาน หลาย ๆ คนมองข้ามศักยภาพในการทำงานของเจ้า AI ในบางองค์กรอาจมีทีมที่จำเป็นต้องตอบคำถามลูกค้า เมื่อเจอคำถามเดิม ๆ อาจทำให้การทำงานซับซ้อน การนำ AI หรือแชตบอทเขามาใช้ในการทำงานส่วนนี้ จะช่วยในการทำงานของพนักงานในองค์กรคุณได้มากเลยทีเดียว หรือบางทีคุณอาจไม่จำเป็นต้องมีพนักงานในตำแหน่งนี้ ก็สามารถลดค่าใช้จ่ายขององค์กรคุณได้ด้วย
- เริ่มสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวน์ ไม่จำเป็นที่พนักงานของคุณต้องนั่งทำงานที่ออฟฟิตตลอดเวลา ดังนั้น การสร้างพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวน์ช่วยให้ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด ก็สามารถทำงานได้ตลอดเวลา ทำทุก ๆ ที่ของคุณให้กลายเป็นDigital Workplaceได้
พนักงานเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การทำDigital Workplaceขององค์กรนั้น ประสบความสำเร็จตามที่คาดหวังไว้ได้ ทั้งพนักงานและตัวองค์กรเองต้องนำเทคโนโลยีดิจิทัลที่มีมาใช้ให้ได้เกิดประโยชน์มากที่สุด เพื่อที่จะได้เป็นองค์กรที่มีการทำงานรูปแบบใหม่ ทันสมัยและก้าวทันเทคโนโลยีที่กำลังเกิดใหม่ในอนาคต พร้อมทั้งเป็นองค์กรที่มีประสิทธิภาพในการทำงานต่อไป
เมื่อ สปน. ประกาศใช้มาตรการ wfh ระดับสูงสุด รูปแบบการทำงานมีความสอดรับกับมาตรการดังกล่าวหรือไม่ ?
ตอบลบระบบราชการเรามีการพูดเรื่อง digital transformation กันมาพักใหญ่ แต่ในความเป็นจริงยังมีการขับเคลื่อนน้อยมาก แม้จะมีมติ ครม. ต่าง ๆ มาแต่ก็ไม่ศักดิ์สิทธิ์อะไร ไม่ได้ทำให้ภาครัฐเกิดความตื่นตัว จนวิกฤตโควิดขนานหนักเข้ามา นึกว่าจะเป็นจุดเปลี่ยน..แต่ก็ไม่เลย ภาพที่เห็นยังมีการทำงานแบบเดิม ต่างคนต่างทำ ต่างคนต่างคิด จึงทำให้ทุกอย่างย่ำอยู่กับที่
คำถามคือ
1. ในระดับนโยบายหน่วยงานเจ้าภาพหลักในการบริหารจัดการระบบการรับส่งหนังสือระหว่างส่วนราชการ ได้แก่ ก.พ.ร. สพร. สพธอ. ทำอะไรกันอยู่ ทำไปถึงไหนเวลานี้ควรสั่งการไปได้เลยหรือไม่ว่าให้ทุกส่วนราชการจัดทำหนังสือราชการเป็นรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ จะได้ขับเคลื่อนการทำงานในช่วงวิกฤตโควิดให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ไม่ใช่เกิดเป็นวลี wfh ทิพย์ wfh ที่ไม่มีอยู่จริง ในกระแสโซเชียล (ถ้าคุณเล่นทวิตเตอร์ลองไปหาดูทุกที่เหมือนกันหมด) คนยังต้องเข้ามาเคลียร์งาน จัดการเอกสารในสำนักงานกันอยู่เลย
2. หน่วยงานใน สปน. ควรมีการจับเข่าคุยกันเรื่อง paperless รูปแบบและช่องทางการเสนองาน การจัดทำบันทึกภายใน ภายนอก ในภาพรวมอย่างเป็นระบบหรือไม่ ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบจัดเก็บเอกสาร opm drive จะใช้ได้หรือไม่ หรือจะใช้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดอย่างไร ใครที่จะเป็นตัวกลางเชื่อมโยงในเรื่องนี้ได้ กพบ. ศทก. หรือหน่วยไหน
ปล. ไม่อยากให้เราปรับตัวกันแค่ประเดี๋ยวประด๋าว ไฟไหม้ฟาง อยากให้ร่วมมือร่วมใจปรับเปลี่ยนเพราะเราเห็นว่าเป็นสิ่งที่ดี สิ่งที่ควร มันจะได้เกิดเป็นวัฒนธรรมองค์กรในแบบ smart ที่เราเคลมตัวเองไว้ได้จริง ๆ
#ฝากไว้ให้คิด
#ไม่รู้จะมีใครเข้ามาอ่านมั้ย
ขอขอบคุณสำหรับคอมเม้นท์นะคะ แอดมินคิดว่าคอมเม้นท์ของท่านเป็นประโยชน์ต่อ สปน. มาก ๆ และได้แชร์ให้ ผอ. ทุกกอง ได้เห็นคอมเม้นท์แล้ว กพบ. ยินดีเป็นจุดเริ่มต้นให้ค่ะ ขอแค่ทุกท่านมาร่วมเป็นส่วนหนึ่งด้วยกันนะคะ ไม่ว่าจะร่วมผ่านกิจกรรมใดๆ หรือคอมเม้นท์ต่างๆค่ะ
ลบแอดมินคิดว่าคำตอบของเรื่องจะมาจากเราทุกคนว่าจะอยากได้? อยากทำอย่างไร? เพื่อให้ สปน. เกิดการเปลี่ยนแปลงค่ะ
ชวนเพื่อน ๆ มาร่วมแสดงความคิดเห็นกันเยอะนะคะ
หากท่านไม่สามารถลงความคิดเห็นได้ เนื่องจากไม่มี Google Account ท่านสามารถแจ้งข้อความแสดงความคิดเห็นผ่าน แบบฟอร์มสำหรับติดต่อ ในกล่องด้านซ้ายค่ะ แอดมินจะนำข้อคิดเห็นท่านมาเผยแพร่ทางนี้ให้ค่ะ ขอบคุณค่ะ
ตอบลบ